Ao avaliar a atividade dos departamentos jurídicos, constata-se que grande parte do tempo dos advogados internos pode ser gasto com elaboração, análise, revisão, interpretação, negociação e exigência de cumprimento dos contratos que se originam da atividade empresarial da companhia e suas respectivas unidades de negócios.
A fim de auxiliar a área jurídica em sua missão diária de dar rápido andamento aos contratos e trazer maior satisfação aos seus clientes internos, elenco seis idéias que obtive na análise do artigo “Drowning in Contracts?” de Rees W. Morrison:
1) Mensurar o número e entender o tipo de contratos que são submetidos ao departamento jurídico. A área jurídica pode criar um documento mestre para catalogar o tipo e a quantidade de contratos que lida em seu dia-a-dia, no intuito de criar informações estratégicas para futuras decisões quanto à distribuição mais eficiente do fluxo de trabalho dos contratos entre o departamento jurídico e as demais áreas da companhia ;
2) Registrar informações adicionais de novos contratos, tais como cliente de origem, data de recebimento, advogado responsável pelo trabalho e tempo aproximado para realizar o trabalho. Essas informações auxiliam o cálculo do tempo de entrada do contrato na área jurídica até sua saída, o que permite questionar a adequação do tempo ao tipo de contrato e se é possível reduzir esse tempo de tramitação interna do contrato no departamento jurídico;
3) Entregar aos clientes internos questionários sobre os principais fatos envolvidos nos novos contratos e solicitar a data necessária para a devolução do contrato. É interessante possibilitar o preenchimento do questionário online, a fim de facilitar a utilização, por parte dos advogados, das respostas já inseridas em documento digital, na elaboração do contrato, evitando retrabalho com digitação. A fixação de data para entrega expõe a celeridade esperada pelos clientes internos e o grau de urgência exigido para devolução do contrato.
4) Estabelecer com seus clientes internos prazos certos para a devolução dos diversos tipos de contratos. Isto evita reclamações de demora, aumenta a satisfação dos clientes internos e a produtividade da área jurídica, porquanto esta passa a trabalhar com o cumprimento de metas claras para execução do serviço jurídico e os clientes ficam cientes dos prazos de devolução dos contratos, o que evita que estes exijam entrega de contratos em prazos humanamente impossíveis de cumprimento;
5) Remover a responsabilidade dos advogados de buscar dentro da empresa outras pessoas que também devem assinar o contrato. Esta é uma das tarefas que podem ser classificadas como “trabalho quase-jurídico”, este reduz a produtividade da área jurídica desnecessariamente. Trataremos no presente blog, em oportunidade própria, o “trabalho quase-jurídico”;
6) Criar formulários online de preenchimento dos contratos usados com maior freqüência. Os contratos dessa categoria podem ser aqueles que envolvem questões singelas, cuja utilização não demanda a aprovação por parte do departamento jurídico.
2) Registrar informações adicionais de novos contratos, tais como cliente de origem, data de recebimento, advogado responsável pelo trabalho e tempo aproximado para realizar o trabalho. Essas informações auxiliam o cálculo do tempo de entrada do contrato na área jurídica até sua saída, o que permite questionar a adequação do tempo ao tipo de contrato e se é possível reduzir esse tempo de tramitação interna do contrato no departamento jurídico;
3) Entregar aos clientes internos questionários sobre os principais fatos envolvidos nos novos contratos e solicitar a data necessária para a devolução do contrato. É interessante possibilitar o preenchimento do questionário online, a fim de facilitar a utilização, por parte dos advogados, das respostas já inseridas em documento digital, na elaboração do contrato, evitando retrabalho com digitação. A fixação de data para entrega expõe a celeridade esperada pelos clientes internos e o grau de urgência exigido para devolução do contrato.
4) Estabelecer com seus clientes internos prazos certos para a devolução dos diversos tipos de contratos. Isto evita reclamações de demora, aumenta a satisfação dos clientes internos e a produtividade da área jurídica, porquanto esta passa a trabalhar com o cumprimento de metas claras para execução do serviço jurídico e os clientes ficam cientes dos prazos de devolução dos contratos, o que evita que estes exijam entrega de contratos em prazos humanamente impossíveis de cumprimento;
5) Remover a responsabilidade dos advogados de buscar dentro da empresa outras pessoas que também devem assinar o contrato. Esta é uma das tarefas que podem ser classificadas como “trabalho quase-jurídico”, este reduz a produtividade da área jurídica desnecessariamente. Trataremos no presente blog, em oportunidade própria, o “trabalho quase-jurídico”;
6) Criar formulários online de preenchimento dos contratos usados com maior freqüência. Os contratos dessa categoria podem ser aqueles que envolvem questões singelas, cuja utilização não demanda a aprovação por parte do departamento jurídico.
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