Seguindo a linha da postagem anterior “Seis idéias para agilizar a tramitação dos contratos na área jurídica", ainda baseado no artigo “Drowning in Contracts” de Rees Morrison, destaco mais algumas ferramentas de utilização na gestão dos contratos da área jurídica:
1) Melhorar a qualidade de comunicação aos clientes quando a revisão do contrato já estiver concluída. Tenha a resposta de conclusão do contrato em um modelo online que tanto o advogado como o paralegal possam preencher e encaminhar, via e-mail, aos clientes para informar a conclusão da revisão. Sistematize esse procedimento de maneira que os advogados não desperdicem seu tempo com a necessidade de elaborar um e-mail ou realizar uma ligação para dar o retorno de conclusão do contrato ao cliente.
2) Criar um grupo de prática contratual na empresa. O grupo de prática contratual pode compartilhar diversos modelos de contrato, criar consensos sobre como devem ser tratadas questões específicas emergentes dos contratos, bem como compartilhar e disseminar o aprendizado teórico e prático de Direito Contratual. Empresas que possuem advogados dispersos, em diferentes unidades de negócios, encontram no grupo de estudos contratuais um ambiente e motivo propício para a troca de informações, a qual é prejudicada pela descentralização da atividade jurídica.
3) Designar um coordenador de contratos em cada unidade de negócios ou em determinadas equipes de trabalho. O coordenador pode ser treinado para desempenhar algumas tarefas de paralegal em seu próprio departamento e unidade de negócio. Os coordenadores de contratos também podem ser o liame de comunicação entre o departamento jurídico e sua respectiva unidade de negócio.
4) Crie um repositório de todos os contratos elaborados. As próprias secretárias do departamento jurídico e seus paralegais podem ser os responsáveis por armazenar os contratos na rede. Para evitar confusão de minutas, é importante separar os contratos que estão sendo negociados daqueles que foram enviados pelo departamento jurídico em sua primeira versão. A utilidade do repositório contratual dependerá da organização desenvolvida pela área jurídica, esta precisará criar convenções de nomes e de sub-diretórios para as espécies contratuais, a fim de que os advogados, paralegais e secretárias tenham a sua disposição precedentes contratuais úteis à agilização do trabalho. A função do repositório de contratos evita a "reinvenção da roda" toda vez que o departamento jurídico precisa elaborar um contrato.
5) Doutrinar os clientes internos. Se a área jurídica acredita em um modelo de clientes dotados de auto-suficiência e poder de decisão, é importante investir na educação dos funcionários da empresa. O departamento jurídico pode ministrar, anualmente, treinamentos ou palestras in-company no intuito de transmitir às diversas áreas da empresa as noções jurídicas básicas dos contratos e sua forma de interpretação. Com esta atitude, os clientes internos já podem, desde o início das negociações, solver eventuais violações e problemas jurídicos futuros, sem, necessariamente, deixar que isto seja percebido tão-somente quando da revisão do instrumento contratual feita pela área jurídica.
6) Equilibrar a revisão jurídica e as decisões de negócio. Os advogados podem ranquear os contratos conforme os riscos envolvidos, a fim de dar informações estratégicas para a tomada de decisão dos gerentes no fechamento dos negócios. Quando se trata de avaliar riscos jurídicos, ninguém melhor do que o próprio advogado para fazer a referida avaliação e informar os riscos aos gestores, pois o advogado é o profissional técnico capaz de compreender a amplitude jurídica das atitudes negociais dos seus clientes.
7) Mapear o fluxo dos contratos do início ao fim. Os processos de trabalho presentes na tramitação dos contratos, quando mapeados, esclarecem o tempo de cada fase do trâmite contratual e quem está envolvido nisto. Após elaboração do mapeamento, a área jurídica pode identificar maneiras de tornar mais célere a tramitação contratual.
8) Criar categorias contratuais para tratamentos diferenciados. Podemos citar, por exemplo, a criação de uma cláusula de barreira que impede o encaminhamento de contratos com valores inferiores à R$ 5.000,00 (cinco mil reais) ao departamento jurídico. Isto evita a dispersão das energias da área jurídica com atividades de pouca importância para a geração de resultados positivos para a companhia.
1) Melhorar a qualidade de comunicação aos clientes quando a revisão do contrato já estiver concluída. Tenha a resposta de conclusão do contrato em um modelo online que tanto o advogado como o paralegal possam preencher e encaminhar, via e-mail, aos clientes para informar a conclusão da revisão. Sistematize esse procedimento de maneira que os advogados não desperdicem seu tempo com a necessidade de elaborar um e-mail ou realizar uma ligação para dar o retorno de conclusão do contrato ao cliente.
2) Criar um grupo de prática contratual na empresa. O grupo de prática contratual pode compartilhar diversos modelos de contrato, criar consensos sobre como devem ser tratadas questões específicas emergentes dos contratos, bem como compartilhar e disseminar o aprendizado teórico e prático de Direito Contratual. Empresas que possuem advogados dispersos, em diferentes unidades de negócios, encontram no grupo de estudos contratuais um ambiente e motivo propício para a troca de informações, a qual é prejudicada pela descentralização da atividade jurídica.
3) Designar um coordenador de contratos em cada unidade de negócios ou em determinadas equipes de trabalho. O coordenador pode ser treinado para desempenhar algumas tarefas de paralegal em seu próprio departamento e unidade de negócio. Os coordenadores de contratos também podem ser o liame de comunicação entre o departamento jurídico e sua respectiva unidade de negócio.
4) Crie um repositório de todos os contratos elaborados. As próprias secretárias do departamento jurídico e seus paralegais podem ser os responsáveis por armazenar os contratos na rede. Para evitar confusão de minutas, é importante separar os contratos que estão sendo negociados daqueles que foram enviados pelo departamento jurídico em sua primeira versão. A utilidade do repositório contratual dependerá da organização desenvolvida pela área jurídica, esta precisará criar convenções de nomes e de sub-diretórios para as espécies contratuais, a fim de que os advogados, paralegais e secretárias tenham a sua disposição precedentes contratuais úteis à agilização do trabalho. A função do repositório de contratos evita a "reinvenção da roda" toda vez que o departamento jurídico precisa elaborar um contrato.
5) Doutrinar os clientes internos. Se a área jurídica acredita em um modelo de clientes dotados de auto-suficiência e poder de decisão, é importante investir na educação dos funcionários da empresa. O departamento jurídico pode ministrar, anualmente, treinamentos ou palestras in-company no intuito de transmitir às diversas áreas da empresa as noções jurídicas básicas dos contratos e sua forma de interpretação. Com esta atitude, os clientes internos já podem, desde o início das negociações, solver eventuais violações e problemas jurídicos futuros, sem, necessariamente, deixar que isto seja percebido tão-somente quando da revisão do instrumento contratual feita pela área jurídica.
6) Equilibrar a revisão jurídica e as decisões de negócio. Os advogados podem ranquear os contratos conforme os riscos envolvidos, a fim de dar informações estratégicas para a tomada de decisão dos gerentes no fechamento dos negócios. Quando se trata de avaliar riscos jurídicos, ninguém melhor do que o próprio advogado para fazer a referida avaliação e informar os riscos aos gestores, pois o advogado é o profissional técnico capaz de compreender a amplitude jurídica das atitudes negociais dos seus clientes.
7) Mapear o fluxo dos contratos do início ao fim. Os processos de trabalho presentes na tramitação dos contratos, quando mapeados, esclarecem o tempo de cada fase do trâmite contratual e quem está envolvido nisto. Após elaboração do mapeamento, a área jurídica pode identificar maneiras de tornar mais célere a tramitação contratual.
8) Criar categorias contratuais para tratamentos diferenciados. Podemos citar, por exemplo, a criação de uma cláusula de barreira que impede o encaminhamento de contratos com valores inferiores à R$ 5.000,00 (cinco mil reais) ao departamento jurídico. Isto evita a dispersão das energias da área jurídica com atividades de pouca importância para a geração de resultados positivos para a companhia.
Nenhum comentário:
Postar um comentário