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terça-feira, 12 de fevereiro de 2008

Visualização dos gastos com a assessoria externa

Ao tratar sobre controle de custos da área jurídica no post “O que é convergência” mencionei alguns estudos que estou realizando para facilitar a decisão de convergência do departamento jurídico. Assim, selecionei uma prática de gestão que consiste na criação de um mapa para visualização tanto da freqüência de utilização de escritórios externos como da distribuição de despesa da áreaa jurídica da empresa entre esses escritórios.

O método que segue foi estudado no texto “Law Department Management – The Money Flow: Analying Spending Data on Outside Counsel” de autoria de Rees W. Morrison.

A prática consiste em criar um mapa de escritórios de advocacia no Excel, a fim de visualizar a freqüência de utilização, por parte do departamento jurídico, de suas principais bancas de advocacia e enxergar como foram realizados os gastos com o jurídico externo durante os últimos três anos. Por que realizar tal verificação? Compreender a freqüência com que se utiliza certos escritórios de advocacia e como a despesa do jurídico interno é distribuída, facilita a renegociação de honorários mais favoráveis ou a redução de gastos.

Para explicar o mapa em modelo Excel, usarei uma tradução livre do texto anteriormente citado: “identifique os 15 escritórios nos quais seu departamento mais gastou em cada um dos últimos três anos. Liste estes escritórios, um em cada linha, por ordem alfabética, e os valores gastos com eles durante o primeiro ano. Depois faça o mesmo procedimento nas duas colunas da direita para representar o segundo ano e o mesmo nas próximas duas colunas para representar o último ano. No Excel, use o recurso de preenchimento para colorir o plano de fundo das células dos 10 escritórios que representam os maiores gastos. Um ou dois escritórios terão ficado entre os 10 de maior gasto nos últimos três anos. Outras bancas ficarão entre as 10 de maior gasto em apenas dois anos e assim por diante”.

Para departamentos jurídicos, que trabalham com um número menor do que 10 escritórios, a sugestão é usar o critério de colorir os 5 ou 3 escritórios que mais representaram gastos em cada ano.

De posse do mapa de visualização dos escritórios é fácil enxergar a regularidade com que o departamento jurídico utiliza suas principais bancas de advocacia, bem como visualizar a distribuição dos gatos do departamento com assessoria externa. Conquanto renegociar honorários com a assessoria jurídica externa comporte a necessidade de análises mais profundas da relação econômica entre jurídico interno e assessoria externa, o singelo procedimento acima descrito já gera fundamento econômico e mensurável para embasar a renegociação de honorários com os escritórios de advocacia.

Ademais, o ranqueamento, via mapa de visualização, de escritórios externos que representam a maior despesa da empresa, foca a investigação nas causas geradoras das maiores despesas, as quais, uma vez identificadas, podem ser sanadas ou gerenciadas a partir de métodos que, por exemplo, atenuem o fluxo burocrático interno de cobrança, revisão e pagamento de honorários. Podems citar métodos como a exigência de informatização das bancas mais bem pagas para facilitar e baratear o fluxo burocrático “cobrança-revisão-pagamento” ou a escolha de um determinado advogado para gerenciar e fiscalizar de perto algumas espécies de despesas presentes nas maiores faturas constatadas por intermédio do mapa de visualização.

Na posse desses dados e com outros levantamentos analíticos, que descreverei em breve neste blog, será possível obter os subsídios para a maior segurança nas tomadas de decisões referentes ao controle e ao corte de despesas com os escritórios externos.