Sistema de Gestão de Contratos Economiza 4 Milhões de Dólares para a Cisco Systems

Aos departamentos jurídicos que procuram soluções para gestão de seus contratos e aneiras de justificar uma informatização da área, é interessante analisar o “case” de gestão de contratos da Cisco Systems. Aproveito para citar a passagem, em inglês, sobre a implementação do sistema de gestão de contratos da Cisco, retirada do post Contrat Management:

Cisco Systems’ law department, probably the leading law department in the use of technology, recently deployed contract management software according to the Corporate Legal Times magazine (Sept. 2004). Eliminating the Paper Trail reports that the law department created an automated system, “Click-Accept.” It “automatically generates, customizes and keeps track of distributor contracts - as well as 30 other types of high-volume contracts.” The system automates the contracting process from end-to-end, so that no lawyer work is necessary and signing occurs digitally. Cisco plans to expand use of the system over the next few years. To date, Click Accept has processed 500,000 contracts and saved an estimated $4 million. According to a news item on Cisco’s web site, Click Accept has freed up two full time workers (presumably lawyers?) for other work.

Resumidamente, o departamento jurídico criou um sistema de “Click-Accept” que automatiza o contrato do início ao fim com assinatura de digital, sem a necessidade do trabalho de advogado e com assinatura digital. A inciativa economizou 4 milhões de dólares e desonerou dois colaboradores, provavelmente advogados, que estavam em tempo integral na tarefa de gestão de contratos.

Sistema de Navegação de Contratos: Software para “domesticar” contratos complexos

Para os departamentos jurídicos, que auxiliam seus clientes internos no entendimento e na elaboração de contratos complexos, há referências sobre o assunto na Internet no post Taming Contract Beasts. Trata-se de um software que, ao criar uma versão hyperlink do contrato, facilita a navegação e o entendimento do documento. A ferramenta é recomendada para os contratos de alta complexidade, tais como projetos de hidrelétricas e estradas, consoante exemplificados no post ora citado.

A utilização do software parte do pressuposto de que contratos densos e com muitas remissões criam barreiras à leitura e, conseqüentemente, diminuem o entendimento da questão tratada na negociação. A promessa do software é reduzir a barreira ao entendimento e aumentar a velocidade do projeto a ser contratado ou executado. Ademais, nas disputas para execução dos projetos, o post afirma que a solução gera uma vantagem competitiva aos usuários do software em relação aos demais concorrentes que não utilizam a ferramenta.

A empresa responsável pela inovação tecnológica para contratos complexos é a Affinitext, tendo como concorrente a Thomson-Elite’s DealProof.